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(Muy) malas prácticas al utilizar el correo electrónico

Si estás leyendo esto es porque tienes acceso a internet. Y, si tienes acceso a internet, casi seguro que tendrás, al menos, una cuenta de correo electrónico. Y si tienes correo electrónico no estás libre de pecar alguna o muchas veces con alguna de las malas prácticas que vamos a repasar a continuación. ¿Nos acompañas un rato por la senda del mal?

El correo electrónico no es un sistema de almacenamiento.

Lo primero que debemos recordar es, tal vez, una perogrullada: el correo electrónico es un sistema ideado para comunicarse, no para almacenar información.

Es habitual que utilicemos nuestra cuenta de correo electrónico para guardar la Historia De Nuestra Vida, cuando hay herramientas específicas de agenda/calendario, gestión de proyectos, repositorios de archivos, etc. que nos permiten mantener nuestra información mucho más organizada y segura, tanto a corto como largo plazo.

El correo electrónico no está pensado para enviar ficheros confidenciales o de gran tamaño.

Para empezar, desde el momento en que adjuntamos un archivo en un correo electrónico perdemos la custodia del mismo: ¿cómo puedes estar seguro de que el fichero no acaba en manos de quien no debe, mediante el hackeo de tu cuenta, un reenvío no autorizado, etc?

También existe un gran problema con el almacenamiento. Los servidores de correo tienen un espacio finito y establecen unos límites en espacio para cada cuenta. Cuando un usuario alcanza dicho límite, pierde la posibilidad de enviar y recibir correos, con todo lo que eso supone.

Además del límite de almacenamiento, también se establecen restricciones en el tamaño máximo de los correos que se pueden enviar y recibir. Estos límites no tienen por qué coincidir con los del destinatario: a lo mejor nosotros podemos enviar un correo con adjuntos de hasta 10 megas (MB) pero la persona a la que se lo estamos enviado únicamente puede recibir correos de hasta 5 megas. Si esto ocurriese, vaya por dios, el mensaje no sería entregado.

Ya sea por falta de espacio o por superar el tamaño de los correos, el servidor enviará un mensaje de error para informarnos del problema.

Tampoco se libra el rendimiento: los correos electrónicos con adjuntos muy pesados pueden ralentizar o incluso bloquear la salida de otros mensajes urgentes.

¿Y cuál sería la alternativa a enviar adjuntos por correo? Servicios como WeTransfer, Dropbox o Google Drive permiten subir ficheros y compartir fácilmente un enlace de descarga de éstos por correo electrónico, de manera que nos libramos de ocupar un valioso espacio tanto en nuestro servidor como en el del destinatario.

Los avisos de confidencialidad al pie no tienen validez legal.

Existe la costumbre muy extendida, sobre todo en los sistemas de correo electrónico corporativo de empresas o instituciones, de incluir un aviso de confidencialidad bajo la firma de correo, advirtiendo de lo que se puede hacer y no se puede hacer con nuestro mensaje.

El abogado Javier Muñoz Pereira lo explica muy bien en su propio blog: no puede existir validez legal alguna en el hecho de que el remitente establezca unas condiciones cuando lo hace de forma de forma unilateral y sin la conformidad del destinatario.

Cuidado con los envíos masivos.

Otra práctica muy habitual es la de tratar de realizar un envío masivo de un mismo correo a un montón de cuentas de una sola tacada.

Del mismo modo que los servidores limitan el tamaño de los mensajes que se pueden enviar, también pueden definir la cantidad máxima de destinatarios de un correo electrónico. En caso de que se superase, el mensaje dejaría de llegar a varios receptores y el servidor nos notificará a nosotros, como receptores, la relación de envíos que no han podido entregarse.

También debemos tener muy en cuenta que, por una cuestión legal, de protección de datos, en muchos envíos deberemos ocultarle a cada destinatario las direcciones del resto. Para ello deberemos utilizar en el envío la opción BBC/CCO (‘Blind Carbon Copy’ en inglés, ‘Con copia oculta’ en español), que siempre está disponible bajo la pestaña en la que escribimos las direcciones de correo de destino.

Además, los servidores de nuestros destinatarios pueden ‘sospechar’ de nuestros envíos masivos, provocando que nos cataloguen como ‘spammers’ (emisores de ‘correo basura’) y el bloqueo tanto del mensaje que acabamos de enviar como de los futuros mensajes que podamos desear enviar al mismo receptor.

La mejor manera de evitar estos inconvenientes es utilizar herramientas de envío masivo de correos como MailChimp o GetResponse, que, además de prestarnos el servicio de forma elegante, efectiva y de acuerdo con la ley, nos brindarán valiosas estadísticas sobre cada proceso.

El correo electrónico ama la buena redacción, empezando por el ‘asunto’.

A pesar de que casi todos solemos guardar hasta el último mensaje para poder releerlo o recuperar la información que contiene ‘en el futuro’, localizarla se nos antoja complicado porque muchos correos electrónicos no incluyen un ‘asunto’ (un título en la cabecera del mensaje) claro y que los identifique correctamente.

Por ejemplo, en mi trabajo diario como desarrollador web recibo –además de los legendarios e indestructibles correos con asunto ‘Sin título’– muchos mensajes con el título ‘Página web’. De esta manera, si quisiese conservar y volver a consultar la información en mi correo electrónico, pasado un tiempo me resultaría muy difícil dar con ella.

Siempre es recomendable que el texto del asunto sea lo más descriptivo y preciso posible y que añada la información justa para que la persona que lo visualice, lo encuentre a primera vista.

Así que nuestro consejo de hoy es: Cuida la forma y el contenido cuando uses tu correo electrónico. Es por una buena causa.

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Frases que nunca deberías decirle a un informático

Hoy toca hacer una pequeña guía pasivo-agresiva sobre las frases que nunca deberías decirle a un informático, sea cual sea el área en la que trabaje… porque no, no todos los informáticos nos dedicamos a lo mismo.

Al tema:

No funciona”

Así, sin más. Apelando a la ciencia infusa. Algún motivo te ha inducido a pensar que hay algo fallando en tu ordenador pero por alguna extraña razón no puedes describir el problema.

Informático en los momentos previos a ‘obtener’ información de un usuario en apuros.

En ese momento, la tensión se apodera de la situación porque las dos partes sabemos que sólo queda recurrir a un tercer grado para obtener algo de información. Los bates de béisbol, las baterías de coche y, en casos extremos, los discos de Maná son nuestras mejores herramientas.

No sé lo que he hecho”

Usuario exponiendo su problema informático detalladamente.

Pueden pasar dos cosas: que hayas hecho algo sin querer o que nos la estés tratando de colar. Es bastante más fácil mentirle al médico que a un informático, porque podemos saber qué, cómo y cuándo has hecho muchas de las cosas que haces, así que ni lo intentes.

Si tu alma es pura y has actuado de buena fe, lo más probable es que lo único que hayas hecho sea presionar sin querer alguna tecla, como F11 (por eso no te sale la barra de arriba en el navegador) o la del logotipo de Windows (por eso te sale una pantalla con todos los programas).

¿Y cuál es mi contraseña?”

Sería bastante preocupante que yo me supiese tu contraseña.

De todos modos, prueba con tu fecha de nacimiento o 12345.

De nada.

Sí, me he enterado”

Por favor, no le digas eso a un informático mirándole a los ojos. A la cuarta palabra ya estabas pensando si habías apagado la luz del baño antes de salir de casa y ambos sabéis que vas a preguntar lo mismo dentro de dos horas, con idéntico resultado.

¿Tienes un momento?”

Informático manteniendo la entereza a pesar de las contrariedades.

Nos la diga en la calle una extraña pareja de hombres con corbata y camisa blanca de manga corta o nos la suelte en la oficina un usuario con la mirada perdida, en ambos casos sabemos que no nos va a traer nada bueno.

Si hay una regla no escrita es esta: un informático nunca está haciendo nada lo suficientemente importante como para no poder detenerse a solucionar algo que “no funciona” porque “no sabes lo que has hecho”, a deducir tu contraseña o a explicarte algo por tercera vez en ese día.

¿Dónde pongo la dirección de la página?”

En la barra de arriba. Pones la dirección y le das al Enter. Pero no busques la dirección de una página en Google. No, en serio, para. PARA. PARA YA. PARA YA, POR DIOS. NO LE DES A ‘VOY A TENER SUERTE’.

Qué frikis sois los informáticos”

¡Que estamos en el año 2018! El cliché de informático ‘rarito’ es denigrante para un sector que en apenas unas pocas décadas ha cambiado totalmente la sociedad tal y como la conocemos. Como profesionales nos merecemos un respeto, ganado a base de talento y dedicación. Ya basta.

Por cierto, soy Batman.

¿Sabes cómo se hace esto en Excel?”

NADIE sabe cómo hacer eso con Excel.

La agencia de publicidad BITTIA es la primera compañía que recibe en este año el sello de empresa responsable con el VIH

A continuación reproducimos literalmente la nota de prensa de ‘Trabajando en positivo’:

Madrid, 30 de enero de 2018. La iniciativa “Empresas Responsables con el VIH y el sida en España” de Trabajando en Positivo suma desde hoy a la agencia de publicidad asturiana BITTIA. Con su adhesión, la primera en este 2018, continuamos fortaleciendo nuestro compromiso de favorecer el acceso al empleo por parte de las personas con VIH a través del compromiso empresarial.

Trabajando en positivoEmpresa responsable con el VIH-Sida en España

“BITTIA: Creativos Positivos. Creativos en Solidaridad”, así definen a la agencia los miembros del Comité Ciudadano Anti-SIDA del Principado de Asturias (CCASiPA), con quienes colaboran desde el año 2006.

Nuestra colaboración con BITTIA, dice Rosa Diéguez Abad, de CCASiPA, se inició porque buscábamos una manera nueva de enfocar la campaña del día 1 de diciembre, Día Mundial del Sida, de aquel año; algo que además de transmitir nuestro mensaje, tuviese una calidad creativa que nos permitiese llamar la atención de la ciudadanía y a la vez crear un impacto visual en su difusión. “Las primeras reuniones fueron largas y complicadas, nosotros no entendíamos el lenguaje publicitario y la agencia tenía muy pocos conocimientos sobre el VIH y el sida. Por ello, el reto fue importante: teníamos que conseguir unir esos dos campos comunicándonos casi en idiomas diferentes” comenta Rosa.

Desde entonces y hasta ahora, la agencia de comunicación ha demostrado una enorme sensibilidad y compromiso social ante el VIH. Ha creado campañas de alto impacto comunicativo como la campaña 2017 #YoNoMeRindoalVIH #AquítieneslaPrueba que tuvo un gran éxito en redes sociales.

composicion-yonomerindoalvih

“Hemos recorrido un largo camino, más de diez años, desde aquellas primeras reuniones de las que salíamos con la cabeza echando humo y agotados de buscar palabras para definir emociones, palabras que dieran sentido a todo lo que queríamos expresar y que llegaran a todas las personas. Gracias a BITTIA que son creativos de solidaridad y siempre POSITIVOS hemos conseguido nuestros objetivos y aprendido que dos mundos tan diferentes pueden trabajar juntos, que las imágenes más sencillas llegan mejor visualmente y que un texto largo lleno de explicaciones no lo lee nadie, por muy bueno que sea el contenido” concluye Rosa de CCASiPA.

Para Carmen Alonso, Directora General de BITTIA, recibir el sello de “Empresas Responsables con el VIH y el sida en España” es un paso más en su compromiso ante el VIH, ése que iniciaron hace más de una década y que les ha llevado a conocer más de cerca la enfermedad y a las personas que viven con el VIH.

Por su parte, Julio Gómez, director de Trabajando en Positivo, considera que, al otorgarles el sello, también se reconoce a BITTIA su larga trayectoria de colaboración con la comunidad en la respuesta al VIH. “BITTIA ha demostrado ser una Empresa Responsable con el VIH a través de acciones creativas y originales, por lo que desde Trabajando en Positivo estamos seguros que este reconocimiento reforzará su compromiso de proveer información, sensibilizar y brindar capacitación sobre VIH  tanto a sus empleados/as como a otros miembros de sus grupos de interés” concluye Julio Gómez.

Día Mundial de Internet

Eduardo Martínez Cristóbal. Desarrollador web/mobile

¡Ay, Red de Redes! Con la tontería ya van unos cuantos años. Quién nos lo iba a decir cuando una página tardaba lo suyo en cargar. Esos sitios en Geocities llenos de GIFs animados puestos con gran gusto. ¡Buah! de aquella hasta Yahoo lo petaba.

La Comic Sans en azul y rosa campaba a sus anchas en un Messenger que, entre zumbido y zumbido, vio pasar a muchos el pavo. Con Napster agonizando entre demandas y eDonkey cogiendo el testigo, desarrollábamos un Síndrome de Diógenes digital que nos hacía descargar música y películas sin filtro alguno y con una calidad más que dudosa.

En el cambio de siglo supimos sobreponernos al Efecto 2000 y a la amplia selección de discos de Nu Metal que teníamos en el KaZaA que, sí, como todo en la época se escribía alternando mayúsculas y minúsculas. Los foros de discusión lo petaban casi tanto como lo había hecho Yahoo años atrás y las grandes mentes de este país comenzaban a dar sus distinguidas opiniones en Internet.

efecto-2000

Mientras Fotolog disfrutaba de su minuto de gloria, alguien en Galicia fundaba rojadirecta y la acabaría liando casi tan parda como los dos del Napster. Sin casi ni habernos enterado ya teníamos cuenta en Facebook y Tuenti, que eran iguales pero no eran lo mismo. Como teníamos Wi-Fi en el teléfono móvil, también nos dimos de alta en eso de Twitter, que primero molaba pero luego resultaba que no. No había challenges ni tags en YouTube porque por no haber casi ni había vídeos. De hecho, ¿qué era YouTube?

Tantos años de estudio, de Rincón del Vago y Wikipedia (R.I.P. Encarta) no podían acabar con nuestras florecientes carreras laborales y eso nos hizo renegar de la cuenta ese_xico_sexy69hotmail.com, que para el Messenger estaba bien pero no era la mejor para labrarse un futuro en InfoJobs y LinkedIn: Tocaba darse de alta en Gmail.

Pasó el tiempo y llegaron los utilísimos teléfonos de 600 a 800 euros que venían con unas cámaras del copón y claro, como a algún sitio había que subir el menos malo de los 200 selfies y la foto de la ensalada de quinoa que comíamos antes de apretarnos una caja entera de Phoskitos, nos hicimos una cuenta en Instagram y otra en Snapchat (los más rápidos) porque con las redes sociales pasa como con los megapíxeles y los filtros de imagen, que cuantos más mejor.

Durante todo este tiempo, no hemos dejado nunca de utilizar MAL el correo electrónico.

Y así estamos, Internet. Feliz en tu día. Día Mundial nada más y nada menos. Muchas felicidades a todos los compañeros que hacen Internet posible a todos los niveles, transmitiendo información, acercando familias separadas por miles de kilómetros… cualquier cosa que haga del Mundo, tanto el real como el digital, un sitio mejor.