Archivos Mensuales: abril 2018

(Muy) malas prácticas al utilizar el correo electrónico

Si estás leyendo esto es porque tienes acceso a internet. Y, si tienes acceso a internet, casi seguro que tendrás, al menos, una cuenta de correo electrónico. Y si tienes correo electrónico no estás libre de pecar alguna o muchas veces con alguna de las malas prácticas que vamos a repasar a continuación. ¿Nos acompañas un rato por la senda del mal?

El correo electrónico no es un sistema de almacenamiento.

Lo primero que debemos recordar es, tal vez, una perogrullada: el correo electrónico es un sistema ideado para comunicarse, no para almacenar información.

Es habitual que utilicemos nuestra cuenta de correo electrónico para guardar la Historia De Nuestra Vida, cuando hay herramientas específicas de agenda/calendario, gestión de proyectos, repositorios de archivos, etc. que nos permiten mantener nuestra información mucho más organizada y segura, tanto a corto como largo plazo.

El correo electrónico no está pensado para enviar ficheros confidenciales o de gran tamaño.

Para empezar, desde el momento en que adjuntamos un archivo en un correo electrónico perdemos la custodia del mismo: ¿cómo puedes estar seguro de que el fichero no acaba en manos de quien no debe, mediante el hackeo de tu cuenta, un reenvío no autorizado, etc?

También existe un gran problema con el almacenamiento. Los servidores de correo tienen un espacio finito y establecen unos límites en espacio para cada cuenta. Cuando un usuario alcanza dicho límite, pierde la posibilidad de enviar y recibir correos, con todo lo que eso supone.

Además del límite de almacenamiento, también se establecen restricciones en el tamaño máximo de los correos que se pueden enviar y recibir. Estos límites no tienen por qué coincidir con los del destinatario: a lo mejor nosotros podemos enviar un correo con adjuntos de hasta 10 megas (MB) pero la persona a la que se lo estamos enviado únicamente puede recibir correos de hasta 5 megas. Si esto ocurriese, vaya por dios, el mensaje no sería entregado.

Ya sea por falta de espacio o por superar el tamaño de los correos, el servidor enviará un mensaje de error para informarnos del problema.

Tampoco se libra el rendimiento: los correos electrónicos con adjuntos muy pesados pueden ralentizar o incluso bloquear la salida de otros mensajes urgentes.

¿Y cuál sería la alternativa a enviar adjuntos por correo? Servicios como WeTransfer, Dropbox o Google Drive permiten subir ficheros y compartir fácilmente un enlace de descarga de éstos por correo electrónico, de manera que nos libramos de ocupar un valioso espacio tanto en nuestro servidor como en el del destinatario.

Los avisos de confidencialidad al pie no tienen validez legal.

Existe la costumbre muy extendida, sobre todo en los sistemas de correo electrónico corporativo de empresas o instituciones, de incluir un aviso de confidencialidad bajo la firma de correo, advirtiendo de lo que se puede hacer y no se puede hacer con nuestro mensaje.

El abogado Javier Muñoz Pereira lo explica muy bien en su propio blog: no puede existir validez legal alguna en el hecho de que el remitente establezca unas condiciones cuando lo hace de forma de forma unilateral y sin la conformidad del destinatario.

Cuidado con los envíos masivos.

Otra práctica muy habitual es la de tratar de realizar un envío masivo de un mismo correo a un montón de cuentas de una sola tacada.

Del mismo modo que los servidores limitan el tamaño de los mensajes que se pueden enviar, también pueden definir la cantidad máxima de destinatarios de un correo electrónico. En caso de que se superase, el mensaje dejaría de llegar a varios receptores y el servidor nos notificará a nosotros, como receptores, la relación de envíos que no han podido entregarse.

También debemos tener muy en cuenta que, por una cuestión legal, de protección de datos, en muchos envíos deberemos ocultarle a cada destinatario las direcciones del resto. Para ello deberemos utilizar en el envío la opción BBC/CCO (‘Blind Carbon Copy’ en inglés, ‘Con copia oculta’ en español), que siempre está disponible bajo la pestaña en la que escribimos las direcciones de correo de destino.

Además, los servidores de nuestros destinatarios pueden ‘sospechar’ de nuestros envíos masivos, provocando que nos cataloguen como ‘spammers’ (emisores de ‘correo basura’) y el bloqueo tanto del mensaje que acabamos de enviar como de los futuros mensajes que podamos desear enviar al mismo receptor.

La mejor manera de evitar estos inconvenientes es utilizar herramientas de envío masivo de correos como MailChimp o GetResponse, que, además de prestarnos el servicio de forma elegante, efectiva y de acuerdo con la ley, nos brindarán valiosas estadísticas sobre cada proceso.

El correo electrónico ama la buena redacción, empezando por el ‘asunto’.

A pesar de que casi todos solemos guardar hasta el último mensaje para poder releerlo o recuperar la información que contiene ‘en el futuro’, localizarla se nos antoja complicado porque muchos correos electrónicos no incluyen un ‘asunto’ (un título en la cabecera del mensaje) claro y que los identifique correctamente.

Por ejemplo, en mi trabajo diario como desarrollador web recibo –además de los legendarios e indestructibles correos con asunto ‘Sin título’– muchos mensajes con el título ‘Página web’. De esta manera, si quisiese conservar y volver a consultar la información en mi correo electrónico, pasado un tiempo me resultaría muy difícil dar con ella.

Siempre es recomendable que el texto del asunto sea lo más descriptivo y preciso posible y que añada la información justa para que la persona que lo visualice, lo encuentre a primera vista.

Así que nuestro consejo de hoy es: Cuida la forma y el contenido cuando uses tu correo electrónico. Es por una buena causa.

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